DukesDenmark behandler personoplysninger om vores medlemmer og frivillige. Vi skal som forening derfor også overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, som kort beskriver, hvordan vi i foreningen behandler personoplysninger.
Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare, saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige, eller når du anmoder os om det.
Behandling af personoplysninger
I DukesDenmark behandler vi følgende personoplysninger:
Medlemsoplysninger
- Almindelige personoplysninger såsom navn, adresse, fødselsdato, telefonnr., mailadresse, indmeldelsesdato og IP-adresse.
- Oplysninger om din aktivitet på Discord-serveren, herunder aktivitetshyppighed og hvilke spil du spiller.
- Mediemateriale herunder situationsbilleder, video og live streaming fra aktiviteter og arrangementer.
Oplysninger om frivillige
- Almindelige personoplysninger såsom navn, adresse, fødselsdato, telefonnr., mailadresse og IP-adresse.
- Oplysninger om din aktivitet på Discord-serveren.
- Vi indhenter årligt en fornyet børneattest for frivillige i kontakt med børn under 15 år.
Oplysninger om ikke-medlemmer
- Vi behandler oplysninger om din IP-adresse.
- Oplysninger om din aktivitet på Discord, såfremt du har tilmeldt dig vores server.
Formål med behandling
Lovlige grunde
- Planlægning og afholdelse af sociale aktiviteter og arrangementer.
- Opfyldelse af dine forpligtelser som medlem, herunder betaling af kontingent.
- Visning af situationsbilleder fra aktiviteter og arrangementer.
- Dit samtykke til behandling af oplysninger.
Formål for medlemmer
- Behandling af medlemsoplysninger – herunder kontingentopkrævning og nyhedsbreve.
- Registrering af medlemsaktivitet.
- Planlægning, gennemførelse og forbedring af foreningens aktiviteter.
Samtykke
Når vi behandler oplysninger om dig, kan det ske på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det vurderes nødvendigt. Hvis vi indhenter dit samtykke sker det på et frivilligt grundlag, og du vil til enhver tid kunne trække dit samtykke tilbage.
Videregivelse af personoplysninger
I forbindelse med dit medlemskab sker der en videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Esbjerg Kommune, som støtter foreningen med bl.a. medlems- og lokaletilskud. Der kan desuden forekomme videregivelse af mediemateriale til markedsføring.
Opbevaring og sletning
Når du tilmelder dig som medlem, overføres og opbevares dine oplysninger i krypteret form til vores medlemsdatabase, som er en server placeret inden for EU. Vi sletter oplysningerne om dig, når du ikke har været aktiv i foreningen i to sæsoner.
Dine rettigheder
- Indsigtsret i de oplysninger, vi behandler om dig.
- Ret til at få ukorrekte oplysninger berigtiget.
- Ret til at få oplysninger slettet (retten til at blive glemt).
- Ret til at gøre indsigelse mod markedsføring.
- Ret til dataportabilitet.
Ved utilfredshed har du mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.